Manapság könnyen belegabalyodunk a feladatainkba, főleg, ha párhuzamosan több projekten is dolgozunk. (X)
Otthonról végezve a teendők kipipálásának egy részét vagy a feladat delegálását is nehezítheti, hogy az adatelérések bizonytalanná válnak.
Átállás az online feladatkezelő rendszerekre
Mire felismeri a cég a problémáját, azaz elsikkadnak, eltűnnek információk, a feladat- és felelősségi körök nem egyértelműek, addigra már pár feszültségen, vitán és rossz érzésen túl van a kollektíva. A NETipar szoftverfejlesztő szolgáltatásai a gördülékeny feladatvégzést teszik lehetővé.
A feladatkezelők vagy projekt management eszközök célja, hogy a szervezet munkája során felmerült tennivalókat nyilvántartsa. Kettős céllal teszi ezt: egyrészt a munkatársakat támogatja a taszkok követésében és priorizálásában, másrészt a projektvezetőknek segít feltárni a folyamatok elakadásait, hibáit, hiányosságait. Ugyanis csak egy bizonyos pontig vagyunk képesek fejben tartani ezeket, aztán eluralkodik a káosz.
Az átállás olykor problémába ütközhet, pontosabban a munkatársak eleinte inkább nyűgként, mint megoldásként tekintenek rá. Célszerű először egy-két haladóbb gondolkodású kollégával megismertetni a fejlesztési terveinket. Érdemes rögtön onnan megközelíteni, hogy a változás számukra mennyi előnnyel jár majd, mert megkönnyíti a munkájukat, kapacitásokat szabadít fel a fontosabb és előremutató feladatok végzésére.
Mit tud egy feladatkezelő szoftver?
Mindegyik képes már részfeladatokat és tennivalókat kezelni. Csak úgy, mint egy jó cipő, kizárólag akkor fogja szolgálni kényelmünket, ha pont ránk szabták. Tehát minden olyan parancsot tudjon, ami a cégünk számára elengedhetetlen. Mindenképp felelőst kell nevesíteni egy-egy projekt mellé, hiszen ha ez nem történik meg, akkor bizony könnyen a másik hibáztatásába torkollhat a hiányosságok megvitatása.
Óriási előnyük, hogy összekapcsolhatók a céges levelezőrendszerrel, így feladatot innen is oszthatunk, illetve hivatkozásul csatolmányként elhelyezhetünk e-maileket. A szoftverek felhőalapú tárhelyrendszerekkel is kompatibilisek, így könnyedén hozzáférhetünk fájlokhoz, adatbázisokhoz akár home office alatt is.
Az Asana feladatkezelő a legelső résztvevő, előnye, hogy nagyszerűen testre szabható minden feladathoz. A Trello a kártyás megjelenítés úttörője, gmail levelezővel összekapcsolva a naptárfunkciós feladatmegjelenítés remekül követhető általa. A Basecamp a Google Drive-val szinkronizálható, közvetlenül a szoftverből tudunk e-mailt küldeni és fogadni.
A feladatkezelő rendszer új irányt mutat
Amikor megérik a változtatás igénye a cég vezetőségében, és sikerül átültetni ezt a felfogást a dolgozók fejébe, onnan egy új értékrend veszi kezdetét.
Sokkal fegyelmezettebb feladatvégzés a kollégák részéről, könnyed és egyszerű ellenőrzés a vezetők irányából. Ennélfogva elvárható egy eredményesebb működés is egyben.
