A GDPR 2018-as bevezetése óta még jobban oda kell figyelni az adatkezelésre a vállalkozásoknak, cégeknek. Nincs ez másképp a rendezvényszervezés területén sem. (X)
Hogy mire érdemes nagy gondot fordítani, megtudhatod cikkünkből. A GDPR egy angol kifejezés rövidítése, azt jelenti: általános adatvédelmi rendelet. 2018. május 25-én lépett életbe, és az Európai Unió tagállamaira vonatkozik. Magyarországon is sok változást idézett elő az adatok kezeléséhez, tárolásához kapcsolódó szabályok megváltozása.
GDPR a rendezvényszervezésben
A rendezvényszervezés területét is nagymértékben érinti a rendelet. Vajon a nyilvános rendezvényekre mi vonatkozik innentől kezdve?
A legbiztosabb választ elismert szakemberektől kaphatjuk, akik jól ismerik a rendezvényszervezés feltételeit, sőt tanítják is azt! A MOE Rendezvényakadémia tanárai olyan tapasztalt rendezvényszervezők, akik a jogi útvesztőkben is kiismerik magukat, és segítőkészen át is adják tudásukat.
Akkreditált képzésükön a GDPR-ról és más egyéb jogszabályokról is hasznos információk szerezhetők be, a tippek kincset érnek bármely kezdő rendezvényszervezőnek. Az adatvédelmi rendelet ugyanis eléggé összetett dolog, érdemes tehát megfogadni a profik tanácsát ezzel kapcsolatban.
A GDPR fontosabb alapelvei
A szakemberek az alábbi dolgokat tartják fontosnak kiemelni a GDPR kapcsán:
– Célhoz kötöttség elve: az alanynak tudnia kell, mi célból kérjük el az adatait. Világosan meg kell fogalmaznunk tehát, mire használjuk majd fel a kapott információkat.
– Előzetes tájékoztatás elve: az adatkezelésről való tudnivalókat könnyen hozzáférhető helyen közzé kell tenni - ez lehet például egy honlap vagy egy tájékoztató levél, ha rendezvényszervezésről van szó.
– Minimalizálás elve: Csak annyi adatot szabad elkérnünk, amennyit valóban használni fogunk, ami érdekes lehet számunkra.
– Titoktartás: az egyik legfontosabb elv. Az ügyfél adatait bizalmasan kell kezelni, harmadik személynek nem adhatjuk át. Erre szigorúan oda kell figyelni minden esetben.
– Tárolás: a kapott adatokat csak addig szabad megtartanunk, ameddig az alany engedélyt adott rá, utána törölnünk kell.
A rendezvényszervezés esetében ezekre figyeljünk
Látható, hogy ez a rendelet mennyire megbonyolította a vállalkozások életét, a rutinszerű adatkezelés végét jelentette. A rendezvényszervezőknek is nagyon oda kell figyelniük az olyan helyzetekre, ahol ügyfél, partner vagy más együttműködő személyes adataihoz hozzájutnak.
Ezek többek között a következők: név, születési hely és idő, anyja neve, lakcím, telefonszám, e-mail-cím magánszemélyek esetében. Ezeket az adatokat titkosan kezeljük!
Ha készül kép a rendezvényen, azt csak előzetes jóváhagyással szabad közzétenni. Kisebb eseményeken érdemesebb aláíratni az engedélykérést a résztvevőkkel.
A legjobb felkeresni egy rendezvényszervező ügynökséget, akik tudnak segíteni egy adatkezelési szabályzattal.
