Egy ügyvédi irodában általában igen zsúfoltak a mindennapok, hiszen egyszerre rengeteg üggyel foglalkoznak, melyek mindegyikéhez rengeteg határidő, dokumentum tartozik, ráadásul a folyamatosan változó jogi környezethez is alkalmazkodni kell. (X)
Ahhoz, hogy ne fulladjon káoszba az egész, muszáj úgymond kézben tartani a dolgokat, lehetőleg egy modern, szoftveres megoldás segítségével. Bár léteznek erre a célra különféle ügyvédi nyilvántartó programok, viszont ezek általában csak a szakmai részben segítenek, magának az irodának a komplett irányítását nem teszik lehetővé. Ellenben a CRM rendszerekkel, melyek integrálhatóak egyéb alkalmazásokkal – pl. Google Naptár, Spreadsheets, Excel –, ezáltal egy vállalatirányítási rendszerhez hasonlóan rendezett, könnyen áttekinthető formában minden adat a munkatársak rendelkezésére áll.
Professzionális ügyfélkezelés
Csörög a telefon, az egyik ügyfél érdeklődik, hogy álltok az ügyével. Egy kis türelmet kérsz, miközben próbálsz gyorsan eligazodni a Word dokumentumok és Excel táblák végtelen tengerében, hogy egyáltalán rájöjj arra, kivel beszélsz és miről van szó pontosan.
Kínosan telnek a másodpercek, végül nincs más választásod, mint elnézést kérni az illetőtől, amiért nem tudsz rögtön felvilágosítást adni, majd megígérni neki, hogy haladéktalanul utánanézel és visszahívod. Kellemetlen helyzet igaz?
Hogyha viszont az adatokat CRM-ben tárolod, akkor elég csak beírni a keresőbe a nevét, és egy kattintással megnyílik a kapcsolódó adatlap, ahol minden levelezést, csatolt dokumentumot és előzményt megtalálsz, így rögtön tájékoztatni is tudod az ügyét illetően. Ilyen egy ügyfélbarát iroda!
A különböző ügyek elkülönítése
A CRM-ben minden ügynek létrehozhatsz egy külön adatlapot, ahol csak a vele kapcsolatos információk szerepelnek, így még véletlenül sem fordulhat elő, hogy összekeversz két hasonló projektet és valakinek téves felvilágosítást adsz. Ráadásul minden adatlapon megadhatsz egy felelőst, a teendőkhöz pedig határidőket is rendelhetsz, melyekről természetesen az illetékes kolléga is értesül.
Ha már a határidőknél tartunk…
Egy ügyvédi irodának kiemelt figyelmet kell fordítania a határidőkre, hiszen egyetlen nap vagy akár néhány óra késés is végzetes következményekkel járhat (képzeld csak el, mi történne, ha azért nem jelennél meg egy tárgyaláson, mert rosszul emlékeznél az időpontra).
A CRM-ben viszont minden egyes teendőnek megadhatsz egy határidőt, az aznapi elintéznivalók pedig megjelennek a “Mai napom” nézetben, így minden reggelt azzal kezdhetsz, hogy átnézed, mik az aznapi elintéznivalók.
Minden dokumentum egy helyen
Ma már az ügyvédi irodák java elektronikus formában (is) tárolja az iratokat, de ezeket szintén rendszerezni kell.
A CRM-be mindet fel tudod tölteni a kapcsolódó adatlapokra, és mivel ez egy felhőalapú rendszer, ezért bárhonnan hozzájuk tudsz férni. Így még az is lehetséges, hogy a tárgyalóteremben a laptopodról vagy a mobilodról nyitsz meg egy-egy fájlt.
