Az elmúlt években a vállalatok életét nagyban megnehezítik az adminisztratív feladatok, amelyek sok munkatársat leterhelnek. A papíralapú nyilvántartások, a kézzel kitöltött táblázatok és a hosszas, sokszor túlbonyolított egyeztetések időigényesek és sok hibalehetőséget is rejtenek. (X)
Van azonban egy jó hírünk a cégek számára: a digitalizáció teljes körű bevezetésével mindez a múlté lehet, és akár a költségelszámolásokban is beköszönthet a rend és átláthatóság időszaka.
Egy alkalmazás, amivel minden egyszerűbbé válik
A Best-T.A.G. – a költségelszámolások szakértője egy olyan megoldást kínál, ami lehetővé teszi a cégek számára, hogy egyszerűen, gyorsan és szabályszerűen rögzítsék a felmerülő költségeket. Az alkalmazás nem csupán a pénzügy osztály életét könnyíti meg, hanem minden olyan munkatársét is, aki bármilyen kapcsolatban áll az adott költséggel.
Jól tudjuk, hogy például egy kiküldetés során többféle olyan kiadás is keletkezhet, amelyeket a vállalatnak kell finanszíroznia. Mégis, amikor a munkatársaknak ezt ki kell fizetni, szembesülhetünk azzal, hogy mindenki nyűgösnek és macerásnak érezheti a feladat elvégzését.
Ez az alkalmazás azonban megváltoztatja a mindennapokat. Segítségével nem kell többé papírokkal bajlódni vagy aggódni az eltűnő bizonylatok miatt.
Az új rendszer bevezetése előtt
Egy ilyen mértékű, a pénzügyeket érintő változtatás bevezetése előtt azonban kulcsfontosságú lehet a pontos helyzetfelmérés. Ennek érdekében az alkalmazás munkába állítása előtt ki kell töltenünk egy kérdőívet, amellyel megkönnyíthetjük, hogy a szolgáltató fel tudja térképezni, aktuálisan hogyan is működnek a vállalkozás adminisztratív folyamatai.
Ezt követően a személyes egyeztetés – egy ingyenes konzultáció – keretein belül részletesen is átbeszélhetők a cég belső rendszereinek sajátosságai, a fennálló kihívások és azok az eredmények, amelyeket a digitalizáció bevezetésétől remélünk.
A konzultáció egyrészt a lehetőségekről is szól – ugyanakkor ennél jóval többet ad: megmutatja az esetleges korlátokat is. Ha mindezeket alaposan figyelembe veszik már a bevezetés előtt, akkor reális javaslatokat lehet tenni. A találkozó után tett részletes összefoglaló alapot ad a további közös munkához.
A digitalizáció előnyei a költségelszámolásban
Az elektronikus költségelszámolás legnagyobb előnye a hatékonyság növekedésében rejlik. A munkatársakat tehermentesíthetjük a manuális úton történő adatbeviteltől. Ebből következik, hogy az új rendszer a költségeket is képes lesz csökkenteni, hiszen kevesebb időt kell a kézi adatbevitelből eredő hibák kijavításával tölteni.
Vezetői szinten azonnal megnyilvánul a pénzügyek jó átláthatósága – ez pedig elősegíti a gyors döntéshozatalt. A digitalizált munkafolyamatok támogathatják a rugalmas munkavégzést is, növelhetik a home office lehetőségét és javítják a dolgozói élményt is. A digitalizáció tehát ma már nem luxus, hanem szükségszerűség.
