Egy cég életében gyakran előfordul az, hogy új helyszínre kell költözni. Ez akár lehet azért, mert a jelenlegi helyet már kinőtte a gyors fejlődés miatt, vagy egyszerűen egy olyan lehetőség adódott, amire nem lehetett nemet mondani. (X)
A vállalkozás méretétől függetlenül a költözés mindig alapos tervezést igényel. Most megmutatjuk, mik a legfontosabb lépések!
Nem kell mindent egyedül megoldani
Lehet az egy kisebb iroda vagy egy komplett telephely, a költözés során nem árt egy profi cég segítsége. A Prolocate költöztetésben is segíteni tud, akár belföldön, akár külföldre történik a relokáció. A gördülékeny lebonyolítás érdekében mindenképpen vegyük fel a kapcsolatot egy költöztetővel. Az ideális partner kiválasztása során figyelni kell a tapasztalatra, az ügyfelek véleményére, a szolgáltatási palettára, mivel egy cég költözése bonyolultabb, mint lakossági relokáció esetében.
A rugalmasság és a gyorsaság kifejezetten előny, hisz a cél, hogy a költözés ne zavarja meg túlságosan is a vállalat működését. Ha hétvégén is van lehetőség a folyamatok lebonyolítására, az hatalmas pluszt jelent. Az ajánlatkérés során alaposan nézzük át a szerződés részleteit, hogy pontosan mit tartalmaz. A céges költöztetés alapból több szakaszból áll. Először is egy komplett ütemtervet kell készíteni, ami tartalmazza a költözés pontos időpontját, illetve az ahhoz szükséges lépéseket.
Ne egy ember felelőssége legyen a költözés teljes lebonyolítása, mivel az egész cég életét érinti ez a változás. Egy komplett csapat sokkal hatékonyabban tud működni. A munkaállomások, a bútorok és az eszközök katagolizálása nem maradhat ki. A fontos dokumentumok kezelését és áthelyezését is meg kell oldani. A szükséges berendezések szétszerelését, csomagolását és az új helyszínre történő szállítását a költöztetőcég fogja megoldani. Az irodabútorok és technikai eszközök beüzemelése is egy fontos lépés.
Gördülékeny átállásra van szükség
A legnagyobb kihívást az jelenti, hogy úgy oldjuk meg a költöztetést, hogy az ne állítsa le napokra a cég működését, illetve az egyes munkafolyamatokat ne akadályozza. A dolgozókat is alaposan fel kell készíteni a műveletre, hogy mindenki pontosan tudja, mikor mi fog történni. Az új helyszínt megfelelően be kell rendezni, hogy a dolgozóknak csak rövid időt vegyen igénybe a berendezkedés.
Időben szóljunk, hogy a munkatársaknak mikor kell összeszedni és becsomagolni a személyes tárgyaikat. Illetve kerüljük el a félreértéseket, pontosan és jól érthetően mondjuk el, hogy miért van erre szükség.
A kommunikáció a legfontosabb
Mind a munkatársakkal, mind a költöztetőcéggel és még az ügyfelekkel is pontos, részletes kommunikációra van szükség. Már időben szóljunk a vásárlóknak, hogy mikortól és hol lesz az új helyszín, ahol elérhetnek minket. Az IT-eszközök telepítését és működésének ellenőrzését kell először végrehajtani. A költözés egy tökéletes lehetőség arra, hogy új felépítést, elrendezést alakítsunk ki a munkaállomásoknál.
